Migreren naar een AI telefooncentrale is een project waarbij IT, bedrijfsafdelingen (verkoop, klantenservice, HR) en telecomoperators betrokken zijn. Goed gestructureerd duurt het 2 tot 6 weken. Deze checklist organiseert de kritieke stappen voor de IT-directeur.
Fase 0: Audit en kwalificatie (D-14 tot D-7)
Audit huidige infrastructuur
In kaart brengen van inkomende en uitgaande oproepenstromen (volumes, piekuren, redenen)
Inventariseren van huidige apparatuur: PBX/IPBX, SIP-trunks, DDI-nummers, softphones
Identificeren van lopende operatorcontracten en hun einddatums
Bestaande integraties oplijsten: CRM, helpdesk, ERP
Huidige routeringsregels documenteren
Netwerkkwaliteit beoordelen (latentie, bandbreedte, QoS)
Fase 1: AI use case ontwerp (D-7 tot D0)
Prioritering van stromen
Top-5 contactredenen per volume identificeren
Classificeren op complexiteit (eenvoudig = sterke AI-kandidaat)
Escalatiecriteria naar menselijke agent definiëren
Gespreksscripts schrijven voor elke geautomatiseerde stroom
Succes-KPI's definiëren: FCR, automatiseringsgraad doel, CSAT
Voor medische toepassingen: medische AI spraakagent. Voor vastgoed: vastgoedmakelaars.
Fase 2: Configuratie en integraties (D0 tot D+7)
Technische configuratie
SIP-trunks configureren naar het AI-platform
CRM integreren (HubSpot, Salesforce, Pipedrive of aangepast)
Gevalideerde gespreksscripts uit Fase 1 importeren
Routeringsregels configureren
Transcriptie en gespreksopslag activeren (AVG: bewaartermijn)
Fase 3: Testen en validatie (D+7 tot D+12)
Tests voor overschakeling
Functionele tests van alle geautomatiseerde stromen
Escalatietests (gesprek schakelt correct over naar mens)
Lasttest (10, 50, 100 gelijktijdige gesprekken)
Training van menselijke medewerkers op dashboard en escalatiemodus
Validatie met bedrijf op minimaal 20 testgesprekken
Fase 4: Geleidelijke overschakeling (D+12 tot D+21)
Go-live
Week 1: 20% van verkeer op AI, intensieve monitoring
Week 2: 60% van verkeer, scriptaanpassing indien nodig
Week 3: 100% verkeer
Gedocumenteerd rollback-plan (terug naar IPBX in minder dan 2 uur)
Veelgemaakte fouten te vermijden: 100% van gesprekken vanaf dag 1 automatiseren (begin met 40-60%), geen rollback-plan, training van medewerkers verwaarlozen, netwerkkwaliteit negeren (QoS verplicht voor spraak).
Voor volledige context: AI telefooncentrale. Voor ROI: AI callcenter: ROI 2026. Voor vergelijking: AI telefooncentrale vs klassieke PBX.