Ne perdez plus aucune demande d evenement. Vocalis AI collecte le brief client, planifie les RDV de presentation et relance les devis — pendant que vos chefs de projet se concentrent sur la creation d experiences uniques.
Solution deployee par Vocalis AI — vocalis.pro
Les agences evenementielles perdent des contrats faute de reactivite sur les demandes de briefs et de relances systematiques des devis envoyes.
Les demandes arrivent par appel, email, formulaire... Sans qualification vocale systematique, les briefs sont incomplets et les devis impossibles a chiffrer rapidement.
65% des devis evenementiels ne sont jamais relances. Le client compare plusieurs agences et choisit celle qui maintient le contact.
Janvier-fevrier pour les seminaires, juin pour les galas, decembre pour les soirees entreprises. La capacite de reponse est debordee en periode de pointe.
Traiteurs, DJ, fleuristes, photographes... La coordination des disponibilites de dizaines de prestataires pour chaque evenement est un casse-tete chronophage.
Les clients changent d avis, ajoutent des invites, modifient la date. Chaque modification necessite une cascade d appels aux prestataires.
L eventuel prochain evenement du client n est jamais anticipe. La fidelisation par le suivi proactif apres chaque evenement est rare.
Chaque demande d evenement est qualifiee avec un brief complet avant meme le premier RDV avec votre chef de projet.
Type d evenement, nombre de participants, date, lieu, budget, besoins specifiques. Brief complet transmis au chef de projet en temps reel.
Agenda des chefs de projet en temps reel, confirmation automatique, envoi du brief par email avant le RDV. Zero preparation inutile.
Chaque devis envoye est relance J+3, J+7, J+14. Argumentaire adapte au type d evenement et a l urgence du projet client.
Notification automatique des prestataires lors des modifications, confirmation des disponibilites, alerte en cas de conflit de planning.
Suivi des confirmations de presence, relance automatique des non-repondants, mise a jour du nombre de participants en temps reel.
Appel de satisfaction J+3, proposition du prochain evenement, collecte des retours. Le cycle de fidelisation evenementiel complet.
Agence evenementielle B2B, 12 chefs de projet, specialiste seminaires et conventions. Probleme : briefs incomplets, devis non relances, chefs de projet debordés.
Oui. L IA identifie l urgence du projet (J-7, J-30, J-90), adapte le processus de qualification et escalade immediatement vers un chef de projet disponible pour les demandes urgentes.
Oui. L IA adapte sa qualification selon le type de client : entreprise (budget global, nombre de participants, objectifs), particulier (mariage, anniversaire, soiree privee). Deux workflows distincts configurables.
Vocalis s integre avec les principaux CRM (Salesforce, HubSpot, Eventbrite, Cvent) via API. Les briefs collectes sont automatiquement crees en opportunites dans votre CRM.
7 jours ouvrables. Parametrage des types d evenements, grilles tarifaires indicatives, agenda des chefs de projet et workflows de relance. Formation incluse.
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